มารยาททางธุรกิจในการขอนัดประชุม
สารบัญ:
การประชุมทางธุรกิจเป็นความจริงที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ในชีวิตขององค์กร Annenberg School of Communications ที่ UCLA และศูนย์การฝึกอบรมและพัฒนาแห่งมหาวิทยาลัยมินนิโซตาพบว่าผู้บริหารธุรกิจต้องใช้เวลาทำงานครึ่งชั่วโมงในการประชุม คุณต้องใช้มารยาททางธุรกิจที่เหมาะสมเมื่อขอให้มีการประชุมเพื่อช่วยให้ผู้บริหารและเพื่อนร่วมงานคนอื่นใช้เวลาที่ จำกัด ได้ดีที่สุด
วิดีโอประจำวัน
การเตรียมการ
เตรียมตัวสำหรับการประชุมก่อนส่งคำร้องขอให้ผู้เข้าร่วมประชุมที่มีศักยภาพ สร้างวาระการประชุมโดยละเอียดเพื่อสะกดเป้าหมายและรายการต่างๆที่จะครอบคลุมรวมทั้งรายการกิจกรรมต่างๆ แสดงรายการสิ่งอื่นที่จำเป็นสำหรับผู้เข้าร่วมประชุม การทำเช่นนี้จะช่วยให้คุณสามารถ จำกัด รายการคำขอให้แคบลงให้แก่ผู้รับเชิญที่เหมาะสมแทนการเชิญผู้คนจำนวนมากเกินไป
กรอบเวลา
ระบุช่วงเวลาที่แน่นอนสำหรับการประชุมและให้คำมั่นสัญญาว่าจะเริ่มต้นและสิ้นสุดในเวลาที่คุณทำคำขอ ซึ่งจะเป็นการกระตุ้นให้ผู้ที่ได้รับเชิญมีเวลาว่างในการตกลงที่จะมา พวกเขาจะสามารถจัดตารางงานอื่นได้ทันทีหลังการประชุมและมั่นใจว่าพวกเขาจะสามารถไปที่นั่นได้ ให้การประชุมเริ่มต้นและทำงานช้าเกินไปเป็นมารยาทที่ไม่ดีและแสดงความไม่เคารพต่อคนที่คุณขอเข้าร่วม
คำขอ
ส่งคำร้องขอประชุมของคุณไปยังผู้เข้าร่วมประชุมที่มีศักยภาพ ใช้รูปแบบที่ บริษัท ของคุณต้องการ ตัวอย่างเช่นถ้าคุณมีซอฟต์แวร์ปฏิทินมาตรฐานหรือตั้งเวลาให้ใช้เพื่อส่งคำเชิญ ขอให้ผู้รับตอบว่าพวกเขาจะสามารถเข้าร่วมได้หรือไม่และรวมถึง "please respond by" date ซึ่งจะแจ้งให้คุณทราบว่าคำเชิญของคุณได้รับและอ่านแล้ว
ติดตามผล
ติดตามผลทางโทรศัพท์หากผู้รับเชิญรายใดไม่ตอบกลับภายในวันที่ที่ระบุ เก็บสายได้ง่าย ถามว่าคนที่ได้รับการเรียกประชุมของคุณและอธิบายว่าคุณไม่ได้รับคำตอบ ยืนยันว่าเขาจะเข้าร่วมหรือไม่ โดยปกติคนที่ไม่ตอบสนองไม่ได้วางแผนที่จะไปประชุม แต่ควรจะชี้แจงในกรณีที่เขาลืมตอบ
คำเตือน
แจ้งผู้เข้าร่วมประชุมที่ได้รับการยืนยันโดยเร็วที่สุดหากคุณต้องยกเลิกการประชุมด้วยเหตุผลใด ๆ หรือเปลี่ยนวันเวลาหรือสถานที่ กรณีฉุกเฉินเกิดขึ้นและลำดับความสำคัญและข้อตกลงจะเปลี่ยนไป แต่ก็เป็นมารยาทที่ไม่ดีในการโทรออกจากการประชุมในนาทีสุดท้ายหรือทำการเปลี่ยนแปลงที่ส่งผลต่อผู้เข้าร่วมประชุม คนอื่น ๆ จะมีแนวโน้มที่จะปฏิเสธคำขอการประชุมในอนาคตของคุณหากคุณไม่เคารพเวลาของตนเองโดยแจ้งให้ทราบเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงหรือการยกเลิกโดยทันที
